bab 6

BAB 6

VARIASI DOKUMEN PENGOLAH ANGKA

A.   Menyisipkan Tabel

1.      Membuat Tabel Baru

Dalam pembuatan tabel, seyogyanya lebih dahulu diketikkan judul tabelnya, baru kemudian letakkan kursor pada posisi di bawah judul tabel. Langkah-langkah pembuatan tabel dalam Word 2007 adalah melalui tab Insert, kemudian klik Table hingga muncul jumlah kotak yang diinginkan. Langkah berikutnya adalah klik dan drag kotak-kotak sesuai jumlah kolom dan baris yang diinginkan. Selain itu, cara yang lain dapat juga dilakukan dengan cara klik Insert Tabel untuk menentukan jumlah kolom dan barisnya. Klik OK untuk memunculkan tabel yang dibuat. Perhatikan kotak dialog Insert Table berikut ini dan klik OK.

 

Gambar 5.63. Tab Insert Table dalam Microsoft Word 2007

2.      Mengubah ukuran kolom dan baris

Proses pengaturan lebar kolom atau baris amatlah mudah. Letakkan kursor pada garis pemisah kolom yang akan dilebarkan, kemudian pastikan kursor berubah bentuk menjadi Setelah itu, tekan dan geser (drag) ke kanan untuk melebarkan dan ke kiri untuk mengecilkan kolom. Jika menginginkan pengaturan kolom dengan lebar yang sama, caranya adalah blok kolom/baris yang akan dilebarkan. Kemudian klik menu Layout lalu pilih Autofit, selanjutnya ubahlah ukuran Distribute Columns (terletak di atas submenu Autofit) untuk lebar kolom dan Distribute Rows untuk tinggi baris. Perhatikan gambar berikut ini.

Gambar 5.64. Kotak dialog Autofit untuk pengaturan kolom atau baris

3.      Menyisipkan kolom dan baris

Jika menginginkan tambahan kolom atau baris karena jumlah kolom atau barisnya kurang pada saat pembuatan tabel, maka Anda dapat mengawali dengan pengeblokan sel atau cukup meletakkan kursor pada sel yang akan disisipkan. Cara untuk menyisipkan kolom atau baris adalah letakkan kursor pada kolom atau baris yang akan disisipkan, kemudian klik kanan pada kolom atau baris yang disorot tersebut. Jika Anda ingin menambahkan satu buah baris di bawah baris terakhir, maka cukup letakkan kursor di belakang cell terakhir tabel. Kemudian tekan enter, maka Anda akan mendapatkan 1 buah baris kosong.

Gambar 5.65. Langkah untuk menyisipkan kolom atau baris

4.      Menghapus kolom dan baris

Anda dapat menghilangkan kolom atau baris yang tidak diperlukan, dengan cara blok baris atau kolom yang akan dihapus, kemudian klik kanan pada baris atau kolom yang akan dihapus. Klik Delete untuk menghapus kolom atau baris yang dipilih.

Gambar 5.66. Perintah Delete Columns untuk menghapus kolom

5.      Menggabungkan Sel

Menggabungkan beberapa sel menjadi satu sel dapat membantu pada saat membuat judul tabel dan dapat membagi kolom dan baris tabel sehingga membentuk sel yang diharapkan. Perintah untuk menggabungkan sel adalah Merge Cells, caranya adalah blok sel yang akan digabung kemudian Klik kanan dan pilih Merge Cells. Seperti pada gambar 5.67 Cara lain untuk menggabungkan beberapa sel adalah dengan memblok sel yang akan digabung. Kemudian, klik tab Layout dan pilih submenu Merger lalu pilih Merge Cells.

 

B.   Menyisipkan Grafik

1. Pada menu ribbon klik Insert.
2. Kemudian klik Chart pada grup Illustrations.

3. Maka akan muncul gambar seperti gambar di bawah ini.
4. Pilih Chart yang anda inginkan kemudian klik OK.

 

5. Maka anda akan di hadapkan dengan Dua Jendela yaitu Microsoft Word dan Microsoft Excel.
(Lihat gambar di bawah ini).

6. Anda bisa langsung melakukan perbandingan atau perhitungan sesuai dengan kebutuhan yang anda inginkan.

C.   Membuat Mail Merge

Fasilitas Mail Merge tentu sudah dikenal. Namun dengan berkembangnya Microsoft word 2003 ke Microsoft Word 2007, pengguna akan sedikit mengalami kesulitan. Pada Tutorial kali ini, kita akan membahas langkah-langkah sederhana menggunakan mail merge pada Microsoft Word 2007:

1. Tuliskan kata Kepada dan di pada lembar kerja Ms Word 2007 seperti di gambar:

 

2. Pilih menu Mailings Kemudian Pilih Start Mail Merge

2.      Pilih menu start Mail Merge

3.      Pilih menu Step by step Mail Merge Wizard

4.      Di sebelah kanan akan muncul sub menu mail merge. Pilih letters untuk membuat tipe dokumen dalam bentuk surat. Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah.

6.       Pada step ke-2, pilihlah use the current document untuk menggunakan dokumen yang sedang digunakan atau pada saat awal telah di buat.Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah.

7.      Pilih lah Type a new list untuk membuat daftar atau data baru yang akan digunakan atau dimauskan ke dalam surat. Lanjutkan dengan menekan menu create.

8.      Setelah muncul menu New addres list, pilih sub menu Customize Address list. sub menu ini digunakan jika kita hendak mengganti judul data yang akan di masukan.

9.      Pada sub menu tersebut telah terdapat daftar judul data. Untuk menghapusnya tekan menu Delete.

10.  Untuk memasukan judul data yang baru sesuai keinginan, pilihlah menu Add. Isi kolom kosong yang tersedia dengan judul data yang dibutuhkan dengan menekan menu insert. Tekan OK untuk mengakhiri. Sebagai contoh : nama, tempat (lihat gambar)

11.  Setelah proses itu selesai, isilah judul data dengan data-data yang dibutuhkan dengan menekan menu new entry. Contoh : judul nama diisi dengan Rudi, Desy, Hadi, Romy.Untuk mengakhiri tekan OK

12.  Secara otomatis akan muncul menu save. Simpanlah data yang tadi telah dibuat, misalnya di my dockumen. Beri nama file data tersebut, misalnya latihan mail merge. Setelah itu akan muncul menu mail merge recipients. Jika sudah yakin dengan data yang dimasukan pilih lah OK.

13.  Namun jika anda menemukan ada data yang salah saat anda masukan, maka klik nama file yang ada di kolom data source. Lalu pilih menu Edit.

14.  Jika sudah kembali ke lembar kerja di Ms WORD, pilihlah menu insert Merge field.

15.  Masukan judul data pada tempat yang sesuai. Misalnya nama dimasukan setelah kata kepada.

16.  Untuk menampilkan hasilnya pilih toolbar Preview Results

17.  Untuk mencetak dokumen yang kalian buat klik Office Button kemudian Pilih Print

18.  Muncul kotak dialog print. Pilih jenis printer pada kotak name

19.  Klik ok untuk mencetak